現今企業在「企業組織編組 」上已將資訊部門簡化成「資訊課」，並納編在「行政或管理部門」底下，不同於以往不但自成部門且直屬「高層控管」 。顯見「 e 化作為與管理」已經成為經理級幹部的一般常識與必備的基本技能。
企業 e 化不必一開始就投資購建電腦機房、設備、邀聘專業資訊人才，而是先將企業內目前的電腦功能100%的發揮。就以筆者任加工區及大陸台商工廠之經驗，各公司都要求建立區域網路連線甚至花了大錢在ERP上，但是結果是錢花了，然公司內就連基本的「資料共享」事宜卻都做不到！更別遑論企業 e 化了。
個人依據多年非營利機構(公家單位)及中小企業「e 化作為與管理」的實務經驗，特提出下列實務性問題及解決辦法僅供參考：
●運用辦公室Office軟體內之 Excel 及 Access 建立「資料庫雛型系統」，特別是Excel 及 Access的「篩選及樞紐分析」功能，如能妥為善用與發揮，即可達到決策資訊所需之即時訊息。比爾蓋茲在其所著之「數位神經系統」一書中即特別強調，該公司從Excel 5.0版後所增加的樞紐分析功能已減輕了「程式設計師」的部分工作，而讓專業經理人可隨心所欲的「自己動手」分析即時的「決策資訊」，而不需仰賴程式設計師設計「分析軟體」。
●個人電腦「使用者」無 Windows及 Office「行事曆」「試算表」「資料庫」概念，僅將電腦當成打字機及文書處理機，導致資訊部門未能專責於單位的 MIS整體架構，卻忙於「代下司職」處理「使用者」的「基本操作」與「當機」問題。而「使用者」又未能將軟體操作手冊當成工具書去鑽研，致使Windows及Office功能僅發揮10%不到，卻一昧的要求資訊部門開班授課， 甚或要求資訊部門浪費時間開發軟體、浪費金額於添購套裝軟體。解決辦法：指定 Windows 及 Office 測驗時的「操作手冊」版本、頁次，讓「使用者」自行依據書本練習。( 作業系統、軟體操作手冊可至坊間書店選購 )
●文書報表原係人工計算後所產製之結論，然單位「管理者」卻一昧要求使用者電腦所產製之「報表」必須依據單位之原始報表格式，而致使使用者必須依賴「程式設計師」開發程式。而部份人員為了省事，則將人工數據依序填入電腦文書報表內，美齊名為電腦化實則係美觀化而已。解決辦法：管理者個人 e 化後、其所服務的部門就 e 化，該部門 e 化後，企業整體也就 e 化成功。
●無內部網路架構導致資料及硬體無法分享。
解決辦法：
Windows/95/98/XP本身即具備區域網路連線功能，無須同 NT般的需專人管理，而只需價購架廉的「集線器」「網路卡、線」，即可架設單位內部之小型的區域網路。具備網路共享觀念後，即無須每部電腦都添購光碟機、軟碟機、印表機、掃描器等硬體，僅需採購一二部共享即可，特別是「軟碟機」為洩密與病毒的肇使者，實在無須每部電腦都安裝。
●有「區域網路」卻無「區域網頁(企業內部區域網路的入口網站) 」。
解決辦法：
近年來Internet的盛行，導致很多人把Internet的優點與架構縮小放到區域網路上活用外並與Internet連線資源整合在一起，稱之為 Internet／Intranet 整和環境，換句話說也就是 WAN／LAN的結合。因此相對的 e 化成本也就降低許多在也不必為大成本的 ERP而頭疼。各個網站上皆有免費的Web Base的平台設計、ASP 網頁程式或共享軟體，而坊間書店亦有「隨書贈送」版，只需要搭配 Windows/95/98 光碟所內建的 PWS (Personal Web Seerver ) Web 伺服器即可。
●軟、硬體「入帳」時未能針對實況登錄：如「記憶體」多寡，「光碟」的品牌與倍速，「硬碟」的轉速、品牌、容量大小。「軟體」的原版光碟、驅動程式。因而導致「硬體維修」時「硬碟 」遭掉包、「記憶體」遭抽取，甚至美其名為省錢而替單位組裝電腦，實則添購以電玩為主的配備，並於「離職前」私下拆換。解決辦法：過於依賴甚或受制於年輕的資訊專長人員，而幹部本身卻欠缺「管理資訊」與「資訊管理」的的基本常識。其實年輕的「資訊專長人員」欠缺整體規劃的實務磨練，進入「資訊界」都必須從基本的工作與職務磨練起，而入廠服務後卻擔當者「公司整體資訊」的重責大任，其結果可想而知。
● 印表機動輒使用彩色墨水列印黑色，且無套色列印觀念，致使墨水支出費用昂貴。解決辦法：大批報表列印時採用訂製「套表列印」紙張，而平日墨水增添則使用副廠之「添加墨水」。
●電話費「高漲」的原因：
1.同仁誤以為「 ISP撥接上網」不用付電話費，對「離線閱讀」功能又不瞭解，而導致長時間的「撥接上網」。解決辦法：改用「寬頻上網」方式，五部電腦同時上網後每月僅需支出台幣一千元上下的「固定費用」，且不會干擾電話的使用，亦無須為「電話費」的支出而擔心。
2.同仁運用「電腦數據機」的傳真功能，利用「公家電話 」實施大批的私人資料傳真。解決辦法：向電信局或民營傳真、電話公司申請「電話費明細表『數據資料』」，運用試算表 Excel 的 「資料剖析」功能將該數據資料「轉檔匯入」後實施分析。則電話費用的「撥出號碼、受話號碼受話地點、通話時間、電話費用」等詳細支出將可一目了然。
3.同仁不瞭解「網路通訊」事宜。解決辦法：
(1).E-mail「影音郵件」收發設定。
(A)電腦錄音：電腦錄音麥克風 (台幣五十～八十元)
(B)數位相片：傻瓜型數位相機兼視訊會議攝影機 (台幣二千元上下)。
(2).申請並下載免費的ICQ、MSN 、8d8dCALL，實施「網路即時通訊」。(3).NetMeeting 浮動 IP 呼叫法，以彌補 ICQ、MSN「視訊會議」受限於使用人數過多而致傳輸速度過慢的問題，且可使用浮動 IP「遠端控制」或「登入」單位內部區域網路及Intranet。( 然從 相反的查核角度去看，貴單位是否以此種方式洩密或在家辦公？計時制的浮動 IP 都可以如此，那固定制的 IP就更容易 )
4.使用「共享」或「免費軟體」實施「網路通聯、視訊、監控」
(1)運用Windows內建的「遠端登入」，設定啟動「被呼叫」電腦的「數據機」後，點選開啟「視訊軟體」。
(2)運用Windows內建的NetMeetin視訊自動回應或是「桌面共用」啟動「視訊軟體」。但必須知道被呼叫電腦的「 IP」，然 一般家庭中不是「電話撥接式」就是「計時制的ADSL」，因此在 IP方面都是「動態IP」，換句話說每次上網後的IP都不同。雙方在線上「對呼」時倒無所謂 ，可運用網路「即時通訊軟體」如 ICQ、MSN 等「自動擷取 IP」，如礙於頻寬不夠則運用「ICQ、MSN等即時通訊軟體」或是「E-mail」互通「IP地址」，再使用 NetMeetin「IP呼叫方式」後實施「視訊會議」。然因頻寬限制無法將「視訊、語音」同步共用， 只見畫面停格、語音斷斷續續的「延遲送達」而無法雙方同步。
(3)一般個人或公司團體在不願浪費大筆金額投資的情況下，筆者建議「區域網路」運用NetMeetin，而「網際網路」則運用 ICQ MSN等「免費即時通訊軟體」實施即時的「打字筆談」 並搭配「視訊攝影機」所拍攝的「網頁即時視訊照片」。而 這方式牽涉到「自行架設網站」的技巧，必須在電腦中安裝：
A.WEB伺服器 ( 如微軟的 PWS IIS 或免費的共享軟體MyWebServer、AnalogX SimpleServer )
B.「視訊擷取軟體」(如CamShot、ConquerCam、SupervisionCam)可以在「區域網路監看」 ，譬如隔壁房間的嬰兒房..........使用「電話撥接」方式者，該軟體甚至還可以「自動撥接」FTP 伺服器將最新的畫面更新到網頁中，然後再自動掛斷。另外，還可以排定監視時間，每幾分鐘自動拍一張畫面。
C.若必須在世界各地都可以看到家中、是所必須監控的場所，就必須知道該電腦的 IP，否則就必須再行搭配免費的「動態 網域名稱的自動設定程式」 如 DNS2Go.......，即可自動擷取你電腦的動態 IP到所登錄的免費網域內。然相對的，你 ( 妳 ) 的電腦是否，遭人設置「網路監控」而不自知，特別是女性同胞別當了「網路直撥」的女主角而不自知；或是公司的「區域網路」為有心人士設置「動態網域自動設定程式」後擷取「機密資料」也不自知，因此「軟 體功能及安裝」的常識不能不具備。
(4)上述「共享軟體」在 toget 網站內皆可下載，而網友也可在「搜尋引擎」中直接輸入「軟體名稱」後亦可找到相關的「教學網站 」
(5)至於已經架設一般的「錄影監控攝影機」而非「電腦攝影機」的亦可至坊間價購一萬元上下的「四分割行錄影專用卡」於區域網路或網際網路上使用。
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寫於2002年1月
大陸台商廠工作暨旅遊經驗談
http://www.wretch.cc/blog/sunchaoyi
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